RU-CENTER Corporate portal

Задача:

Компания RU-CENTER — ведущий национальный регистратор доменов и один из
крупнейших российских хостинг-провайдеров — поставила перед нами задачу создать новый корпоративный портал взамен устаревшего, чтобы увеличить эффективность документооборота и коммуникаций между своими сотрудниками.

Более 700 человек в штате, 15 департаментов и 100 отделов, цифровые услуги и море документации (договоры с клиентами, сотрудниками и представителями, приказы, распоряжения, обучающие курсы) — вот с чем предстояло работать.

По мнению участников проекта, идеальным решением для компании стал бы
внутренний портал, у которого есть все характеристики развитого социального пространства: ведется трансляция корпоративных новостей, обновляются блоги сотрудников, работают опросы, идут обсуждения и открытые дискуссии, поступают комментарии к документам, работают HR-разделы, корпоративные справочники.

Решение:

Мы изучили бизнес-требования (в том числе от подразделения собственной службы безопасности RU-CENTER), оценили стоимость доработки различных систем управления и возможности их тонкой настройки. После того, как мы обсудили альтернативы с клиентом, выбор пал на портал «1С-Битрикс24», который имеет ряд преимуществ «из коробки».

Для более простого и эффективного ведения документооборота мы создали карусель, которая является центральным элементом всей страницы. Взглянув на плашку, пользователь может моментально получить информацию о содержании файла, увидеть имя и юзерпик создателя, а также узнать дату загрузки документа.

Задачи — самый популярный инструмент для удалённого взаимодействия.

Библиотека документов — грааль для сотрудников, постоянно работающих с документацией.

Календарь удобен для планирования совещаний, совместных событий и бронирования переговорных комнат.

Встроенный бизнес-чат позволяет сотрудникам общаться друг с другом в режиме реального времени. В отличие
от других мессенджеров, он работает на серверах RU-CENTER и удовлетворяет требованиям безопасности.

Раздел о компании помогает новым сотрудникам быстрее освоиться на рабочем месте и почувствовать
корпоративный дух.

«Корпоративный портал интегрирован по протоколу LDAP
с единой системой учёта пользователей, используемой
для авторизации во все внутренние сервисы компании
RU-CENTER. Это решение позволяет заводить
пользовательские учетные записи на портале,
исключая участие человека и, следовательно,
возможность утечки данных». Андрей Рыжкин

Также мы подключили авторизацию по стандарту OpenID через зашифрованный HTTPS канал, что автоматически повышает уровень защищенности портала и соответствует требованиям подразделения собственной безопасности.

Корпоративный портал даёт возможность работать с задачами, календарём дел и встреч, папками документов, общаться в группах и обмениваться сообщениями. Жизнь компании RU-CENTER состоит не только из работы, поэтому сотрудники могут узнавать дни рождения друг друга и планировать на портале совместный отдых.

С помощью групп сотрудники могут объединяться по интересам: рабочим и не только.

Наконец можно забыть про списки сотрудников в Excel или распечатки списка телефонов над рабочим
местом. Телефонный справочник поможет быстро найти нужный номер.

Ничей праздник не будет забыт благодаря “Дням рождения”. При штате в 700 человек каждый день есть
повод для веселья.

Мы усложнили систему уведомлений об изменениях файлов по сравнению с «коробочной», дописали виджет «Избранные документы», вывели в «Живую ленту» события, связанные с документооборотом, подключили уведомления о загрузке документов на электронную почту.

«Мы непрерывно развиваем проекты клиентов.
Например, на корпоративном портале RU-CENTER
появится безопасная закрытая система предпросмотра
файлов в браузере, так как политика безопасности
клиента запрещает просматривать документы с
помощью публичных онлайн-сервисов вроде Google
Docs». Виталий Дощенко

На очереди также сервис редактирования документов, «График отпусков», опросы, возможность отслеживания изменений в документах, «живой поиск» контактной информации сотрудников и многое другое.

Результат:

«В последние годы RU-CENTER активно развивался и прежняя интранет-система перестала соответствовать предъявляемым к ней требованиям, поэтому мы решили полностью преобразовать ее, основываясь на последних технических решениях в области разработки интранет-порталов. После тщательного отбора в качестве подрядчика мы выбрали интерактивное агентство AGIMA и ни разу не пожалели о своем решении. Уверен, что новый портал позволит нам вести внутрикорпоративные коммуникации на принципиально ином качественном уровне». Андрей Воробьев директор по связям с общественностью и взаимодействию с
органами государственной власти RU-CENTER